Membuat event memang tidak mudah, tetapi bukan berarti tak bisa dipelajari. Bagaimana kiat membuat event yang sukses? Kali ini, Eventori berbincang-bincang bersama Harry ''Awil'' Kurniawan selaku Co-Founder Backstagers Indonesia dan mengulas sejumlah tips membuat event.
Agar suatu acara dapat terlihat kreatif dan menarik, banyak hal yang bisa Anda lakukan. Yang terpenting, Anda harus memastikan acara tersebut akan meninggalkan kesan dan menyenangkan bagi mereka yang berpartisipasi, baik sebagai pengunjung, peserta, pengisi acara, atau penyandang dana dan sponsor.
Dengan membuat suatu acara yang berkesan, tentunya akan menghasilkan suatu pengalaman tersendiri dan akan membuat acara anda terlihat semakin menarik, dan bahkan kreatif, sehingga akan terus dibicarakan oleh semua orang.
Menurut Awil, yang sudah bertahun-tahun mengeksekusi berbagai macam event, jika event tersebut merupakan acara yang sifatnya mengerjakan proyek klien, pihak EO harus mendapatkan brief yang jelas dari si calon klien.
''EO itu ada dua macam, ada yang mengerjakan event yang sifatnya mengeksekusi proyek dari klien, ada juga yang sifatnya membuat initiative event. Yang terakhir ini tentu jumlahnya enggak sebanyak EO yang melayani klien, ini seperti semipromotor,'' kata Awil, ''saya sendiri lebih banyak mengerjakan event yang berbasis klien. Nah, setiap event yang dibuat pasti ada tujuannya. Apa pesan yang hendak disampaikan. Semua ini tertuang dalam brief yang diberikan si klien.''
Bagi Awil, event berarti suatu upaya untuk menerjemahkan sebuah brand ke dalam sebuah eksekusi program secara kreatif dan profesional. Karena itu, brief dari klien sangat penting untuk diperhatikan, ujarnya.
Untuk membuat konsep acara yang menarik, carilah referensi acara lain sebanyak-banyaknya, terutama yang sesuai dengan event yang akan Anda buat. Ini berguna untuk memancing ide kreatif karena dengan melihat berbagai referensi acara, bisa jadi Anda akan terpikirkan suatu ide baru atau hasil percampuran dari referensi-referensi tersebut.
''Begitu kita dipanggil klien untuk presentasi, mereka akan memberikan brief acara. Dari situlah, kita mengolah konsep, brainstorming. Ada desain, ada konsep, ada budget, semua disatukan ke dalam proposal. Setelah itu kita presentasikan kepada klien. Kalau mereka suka, baru kemudian kita buat rapat reguler untuk mematangkan konsep acara,'' kata Awil kepada tim Eventori, sambil menambahkan pentingnya menyamakan persepsi antara EO dan klien.
Setelah itu, pihak EO harus membangun struktur atau organisasi acara, seperti siapa yang akan menjadi project manager, siapa yang akan menjadi project officer, dsb. Menurut Awil, hal ini penting supaya nantinya klien tidak hanya bergantung pada satu orang saja. ''Karena itu perlu struktur supaya masing-masing bidang ada penanggungjawabnya. Jadi, klien tidak hanya bicara dengan satu orang. Misalnya, untuk urusan produksi, bicara ke si A, untuk masalah konten ke si B, urusan logistik ke si C, dan seterusnya. Artinya, di tiap bidang harus orang-orang yang kompeten untuk berhubungan dengan si klien,'' ujar Awil.
Memilih seseorang yang tepat untuk suatu posisi bisa akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas pekerjaan Anda nantinya pada saat mempersiapkan suatu acara, dan juga dapat menambah kredibilitas Anda apabila orang tersebut sudah memiliki reputasi.
Yang tak kalah penting, pihak EO juga harus membina hubungan baik dengan partner-partner mereka. Awil percaya, supaya sebuah event bisa berjalan sukses, semua pihak harus sama-sama merasa bahwa acara yang hendak dieksekusi tersebut sebagai acara bersama, bukan hanya satu pihak tertentu.
''Perhatikan juga saat menunjuk partner kerja. Walau ini bicara soal bisnis, tetapi kita juga harus menggandeng orang-orang yang punya pengalaman dan ''feel'' yang sama dengan kita,'' katanya mengusulkan.
Terakhir, menurut Awil, supaya EO yang Anda bangun terus eksis, perlakukanlah klien sebaik mungkin. ''Jumlah EO ada banyak sekali, semuanya hampir menawarkan jasa yang sama. Lalu, apa bedanya EO yang kita punya dengan yang lain? Treatment atau perlakuan terhadap klien. Itu penting sekali. Kalau komunikasi dengan klien lancar, perlakuan terhadap klien juga baik, otomatis kemungkinan untuk EO ini dipakai lagi pada acara-acara selanjutnya pun lebih besar,'' kata Awil menyimpulkan.