Industri hiburan menjadi salah satu sektor yang selalu berkembang bersama perkembangan zaman. Bermula dari pertunjukan yang hanya dapat ditonton secara langsung, kita kini bisa menikmati hiburan secara virtual. Namun, sejauh mana EO perlu menerapkan teknologi terbaru dalam acara-acaranya?
Seiring pesatnya perkembangan dunia hiburan, berbagai macam acara, konser, atau konferensi kini pasti memanfaatkan teknologi baru. Ambil contoh, tiket elektronik. Dari konser musik sampai seminar, semuanya kini sudah beralih ke sistem digital supaya lebih memudahkan semua pihak yang terlibat.
Selain itu, ada pula teknologi realitas virtual. Dengan menggunakan realitas virtual, pengguna akan merasakan sensasi seperti masuk ke dalam dunia digital. Hal tersebut tentunya akan lebih membuat kita merasa puas dan benar-benar merasakan seperti apa dunia hiburan yang sesungguhnya.
Kelebihan utama sistem ini adalah pengalaman yang membuat pengguna merasakan sensasi dunia nyata dalam dunia maya. Perkembangan teknologi realitas virtual saat ini bahkan tak hanya memungkinkan indra penglihatan dan pendengaran saja yang bisa merasakan sensasi nyata tersebut, melainkan juga indra lainnya.
Namun, tidak semua penerapan teknologi event sama. Karena itu, ada beberapa pokok pertimbangan yang dapat digunakan untuk menjaga ekspektasi klien dan memastikan acara tetap efisien dan efektif secara biaya.
1. Sepakati tujuan dan output acara dengan klien
Ini sesuatu yang sangat penting pada setiap penerapan teknologi di event. Artinya, jangan sampai event yang dibuat semata-mata untuk memamerkan teknologi baru, kata Ario Tamat dalam tulisannya di Kumparan. Menurutnya, penyelenggara harus menyepakati dengan klien pesan apa yang hendak disampaikan, target pengunjung yang masuk akal (dan membahas faktor-faktor apa saja yang bisa memengaruhi target tersebut).
2. Pengalaman dan teknologi apa yang mau digunakan?
Membuat ''pengalaman teknologi'' sudah kian umum dari brand activation atau bahkan untuk acara korporat. Tekanan untuk menyediakan pengalaman yang segar dan ''baru'' selalu ada pada tim penyelenggara yang ingin membuat acaranya lebih menarik. Namun, Ario, dalam tulisannya, mengaku kerap melihat event organiser''(EO) menggunakan sebuah teknologi hanya karena teknologinya, tanpa manfaat yang jelas pada acara tersebut. Ia meyebutkan, sesuatu yang sederhana, seperti photobooth''perlu memiliki relevansi yang jelas pada acara - misalnya, melalui bingkai digital yang secara otomatis disematkan pada foto. Pengalaman realitas virtual pun perlu memberikan konten yang relevan.
3. ''Baru'', tetapi harus efektif
EO selalu ditekan untuk membuat sesuatu yang ''baru'' untuk kliennya. Ini akhirnya mendorong EO untuk mencari solusi-solusi digital yang dapat ditambahkan dengan mudah ke acaranya, terlepas dari relevansi teknologi tersebut pada acaranya, tulis Ario. Padahal, sebaiknya EO jangan memaksa adanya ''teknologi baru'' terlalu banyak, tetapi lebih kreatif dalam mempergunakan teknologi demi mencapai tujuan-tujuan acara.
4. Efektivitas biaya
Memukau pengunjung dengan, misalnya, kegiatan berbasis Oculus mungkin akan tampak menarik pada presentasi. Namun, mengembangkan konten untuk realitas virtual dan memastikan ada perangkat Oculus yang cukup untuk pengunjung, bisa jadi lebih sulit dan mahal. Membuat game pesananan untuk dimainkan pada layar sentuh besar mungkin sangat menarik, tetapi perlu juga mempertimbangkan potensi jumlah pemain, tujuan game tersebut, dan kemungkinan game tersebut digunakan untuk acara lain. Artinya, EO perlu mempertimbangkan biaya akuisisi pengguna kalau mempergunakan teknologi mahal dalam sebuah acara, kata Ario menekankan.
5. Penggunaan ulang dan keandalan
Menlanjutkan pokok pikiran efektivitas biaya, investasi teknologi untuk event perlu mempertimbangkan kemungkinan penggunaan ulang dan keandalan. Kalau ada sebuah teknologi yang mahal, EO dan klien harus menyepakati soal apakah biayanya dapat dikeluarkan untuk satu acara, atau disebar ke acara-acara lain. Selain itu, teknologi yang digunakan perlu dapat diandalkan dan membantu kelancaran acara, daripada membuat masalah baru. Kita tidak dapat asal menunjuk seorang pemrogram untuk membuat sesuatu dari nol. Sebaiknya kita bekerja sama dengan tim yang memiliki platform yang sudah teruji keandalannya, dan paham cara-cara penerapannya di lapangan.