Mendapatkan sponsor untuk menggelar event memang tidak mudah. Namun, kali ini kami akan mencoba memberikan gambaran dan penjelasan sehingga event yang Anda buat berjalan lancar.
Suatu event, apa pun jenis dan tujuannya, tentunya akan memakan biaya yang tidak sedikit. Sementara, kebanyakan penyelenggara, yang umumnya disebut sebagai event organizer (EO), tidak memiliki modal yang cukup untuk mengadakan atau menggelar acara tersebut. Karena itu, mereka membutuhkan sponsor.
Mereka yang disebut dengan sponsor ini bisa datang dari berbagai kalangan, mulai dari individu, organisasi, atau pun perusahaan. Beberapa di antara mereka, misalnya suatu merek atau perusahaan, umumnya memiliki motivasi untuk mempromosikan produk mereka pada acara tersebut karena target pengunjung dari event itu sesuai dengan target konsumen mereka.
Dukungan yang diberikan sponsor pun bermacam-macam, tak mesti dalam bentuk uang karena banyak juga yang membantu dengan memberikan produk atau barang yang dapat menambah nilai suatu acara.
Karena jenis sponsorship bermacam-macam, Anda harus bisa melakukan penyesuaian pada saat mendekati individu, organisasi, atau pun perusahaan yang hendak Anda sasar. Berikut ini beberapa tahapan dan cara mendapatkan sponsor untuk event yang bisa Anda coba terapkan.
1. Pilih sponsor yang sesuai dengan target pengunjung
Pertama, jangan asal-asalan dalam memilih calon sponsor yang Anda incar. Ingat, tidak selamanya itu sesuai dengan siapa target pengunjung yang akan datang pada event yang Anda selenggarakan.
Misalnya, Anda ingin menyelenggarakan seminar kesehatan. Jika begitu, sponsor yang tepat adalah perusahaan yang bergerak di bidang farmasi atau institusi rumah sakit, atau individu dan organisasi dari kalangan medis.
Apabila Anda ingin menyelenggarakan konser musik, tentukan terlebih dahulu segmentasi dan demografis calon pengunjung, seperti jenis kelamin, rentang usia, pekerjaan, pendidikan, dsb. sebelum memilih sponsor yang kira-kira berhubungan dengan para pengunjung, misalnya makanan dan minuman ringan.
Buatlah daftar sponsor yang Anda incar dan cari serta masukkan informasi seputar nomor kontak, alamat, dan siapa yang bertanggung jawab untuk menangani permintaan kerja sama sebagai sponsor.
2. Golongkan jenis sponsor
Langkah selanjutnya, sediakan waktu untuk menggolongkan jenis sponsor yang Anda inginkan. Misalnya, Anda ingin sponsor untuk menyediakan perlengkapan, sponsor untuk kebutuhan prmosi dan publikasi, serta sponsor untuk bantuan dana.
Kemudian, setelah menggolongkan jenis sponsor, Anda bisa memasukkan siapa-siapa saja sponsor yang bisa disasar sesuai dengan jenis sponsor yang sudah dirancang tersebut.
Tentunya, ini bersifat tentatif karena bisa saja sponsor yang Anda incar untuk menyediakan perlengkapan justru malah ingin menyumbangkan dalam bentuk uang, dan begitu pula sebaliknya.
3. Buat deadline
Cara selanjutnya adalah membuat deadline mendapatkan sponsor supaya Anda benar-benar harus memfokuskan diri dan tidak melampaui batas waktu yang telah ditentukan tersebut.
Ini perlu dilakukan karena terkadang calon sponsor membutuhkan waktu yang tidak sebentar dalam mengambil keputusan, terutama apabila mereka yang berbentuk perusahaan (ada birokrasi untuk pengambilan keputusan yang berbeda-beda).
Umumnya, rentang waktu yang paling tepat untuk mendapatkan sponsor adalah mulai dari 3 dan 6 bulan sebelum acara terselenggara. Dengan demikian, Anda memiliki waktu untuk mencari alternatif, sementara calon sponsor pun memiliki waktu untuk mengambil keputusan.
Yang jelas, jangan pernah menunggu keputusan dari sponsor. Manfaatkan deadline tersebut untuk mencari beragam alternatif sponsor lainnya yang bisa dikejar.
4. Tentukan strategi mendekati sponsor
Selanjunya, Anda harus menentukan srategi pendekatan apa yang akan diterapkan kepada calon sponsor supaya mereka tertark akan konsep acara yang Anda tawarkan.
Maksudnya, bagaimana cara Anda menghubungi calon sponsor, apakah melalui telepon, mengirimkan proposal langsung, atau bisa juga membuat janji dan langsung bertemu dengan mereka.
Ini tentunya akan berbeda-beda, tergantung pada siapa calon sponsor yang Anda sasar, apakah individu, organisasi, institusi, atau pun perusahaan. Karena itu, yang semacam ini perlu menyesuaikan dengan kondisi di lapangan.
5. Rancang proposal yang menarik
Tergantung kepada siapa calon sponsor dan sebesar apa skala event Anda, merancang proposal dengan desain yang menarik juga bisa menarik minat calon sponsor. Ini terutama apabila Anda sedang mengincar suatu perusahaan, yang setiap harinya tentu menerima proposal kerja sama sponsor. Jadi, dengan desain prosposal yang menarik, peluang mereka untuk membacanya pun akan semakin besar.
Cetak proposal menggunakan kertas art carton dan art paper dengan desain full color yang menggambarkan konsep acara Anda. Kemudian, isi dengan kalimat yang singkat, jelas, dan to-the-point sehingga mereka lebih memahami maksud dan tujuan acara tersebut.
6. Mempresentasikan proposal
Apabila Anda berhasil membuat janji temu, langkah selanjutnya untuk meyakinkan calon sponsor adalah mempresentasikan proposal yang Anda buat. Pada tahapan ini, akan ada banyak hal yang harus Anda perhatikan, mulai dari busana yang Anda kenakan, pembawaan, pemilihan bahasa, dan banyak hal lainnya yang akan berbeda-beda tergantung dari siapa calon sponsor tersebut.
Misalnya, untuk calon sponsor yang berasal dari suatu perusahaan, akan lebih baik apabila Anda berpakaian yang layak serta menunjukkan sikap profesional pada saat menyampaikan isi proposal tersebut.
Usahakan untuk tetap rileks, tetapi tidak terkesan ogah-ogahan atau malas. Pastikan semangat dan motivasi, serta pengetahuan Anda terkait event tersebut dapat terlihat dan dimengerti dengan jelas oleh calon sponsor.
7. Jangan mudah menyerah
Kita tidak akan pernah tahu siapa calon sponsor yang akan berminat mensponsori event yang kita selenggarakan, dan terkadang keputusan baru mereka berikan saat acara akan mulai, misalnya sebulan sebelum acara atau bahkan seminggu sebelum acara.
Karena itu, tentukan deadline untuk mem-follow up calon sponsor, misalnya seminggu setelah proposal Anda kirimkan, atau dua minggu setelah presentasi, atau tanyakan kepada mereka kapan sekiranya mereka bisa mengambil keputusan.
Apabila mereka menolak atau tidak juga memberi keputusan, jangan berkecil hati dan segera fokuskan pikiran kepada calon sponsor lainnya yang masih memiliki peluang untuk bekerja sama. Intinya, jangan terlalu berkutat pada calon sponsor yang tidak bisa memberi kepastian