Membuat event bisa jadi sangat menantang jika kita belum punya pengalaman sama sekali. Karena itu, tak sedikit orang atau bahkan perusahaan menyawa jasa event organizer (EO) untuk mengurus acara yang hendak mereka buat. Padahal, Anda bisa mengatur sendiri event yang Anda inginkan selama mengetahui sejumlah kiat utama dalam menggelar acara.
Hal terpenting yang menentukan kesuksesan suatu event adalah perencanaan yang matang dan juga kerja tim yang baik. Berikut tujuh kiat untuk menyelenggarakan event yang sukses.
1. Susun tema dan konsep acara
Tak dipungkiri, tema dan konsep acara merupakan salah satu faktor utama yang menentukan kesuksesan sebuah event. Konsep yang menarik dan unik tentunya akan memberikan kesan terhadap orang-orang yang terlibat dalam acara yang Anda buat. Lakukanlah brainstorming ide bersama semua anggota tim. Mintalah setiap orang untuk menyampaikan idenya masing-masing. Setelah itu, lakukan voting untuk memilih ide konsep acara yang akan Anda gunakan. Memikirkan ide konsep acara secara bersama tentunya jauh lebih menyenangkan daripada harus memikirkan sendiri.
2. Bagi tugas dengan jelas
Setelah menemukan tema dan konsep acara yang ingin diangkat, bentuklah kepanitiaan acara. Bagilah panitia dalam beberapa divisi dan pastikan setiap divisi memiliki job description yang jelas. Jangan sampai ada anggota tim yang kebingungan saat menjalankan tugas dan perannya. Pastikan tugas yang Anda berikan kepada masing-masing anggota tim benar-benar sesuai dengan minatnya dan mereka memiliki rasa tanggung jawab terhadap tugasnya.
3. Rancang anggaran
Budgeting juga tak kalah penting dalam proses pembuatan sebuah event. Budgeting sangat diperlukan supaya Anda tahu mengenai gambaran biaya operasional yang dibutuhkan untuk mengeksekusi acara tersebut. Buatlah daftar kebutuhan, mulai dari perlengkapan yang harus dibeli hingga perkiraan harga tempat yang ingin disewa.
Jangan lupa pula untuk menyurvei ke tempat yang sudah dipilih untuk menyelenggarakan acara, mulai dari berapa kapasitas area atau ruangan yang tersedia, apakah tempat tersebut sesuai dengan konsep acara yang akan diselenggarakan, hingga apakah lokasi tersebut mudah dijangkau. Lokasi yang jauh dari pusat kota dan sulit dijangkau tentunya menjadi pertimbangan apakah audiens akan menghadiri acara yang Anda selenggarakan atau tidak. Oleh karena itu, pilihlah tempat yang strategis dan mudah dijangkau dari berbagai lokasi.
4. Rencanakan rundown acara dari jauh hari
Banyak orang membuat rundown acara begitu mendekati tanggal pelaksanaan suatu event. Padahal, cara itu justru bisa membuat acara Anda berantakan karena kurangnya persiapan dari setiap anggota tim. Supaya setiap anggota dalam tim memahami betul alur acara, buatlah susunan acara dari jauh hari. Dengan rundown acara yang jelas, seluruh panitia tentu mengetahui arah acara yang akan digelar dan melakukan persiapan yang matang.
5. Buat timeline
Timeline sangat penting dalam mengontrol perencanaan acara. Misalnya, sudah sampai mana persiapan yang dilakukan, apakah setiap anggota sudah melakukan kewajibannya, apa saja yang masih kurang, sudah seberapa matang persiapan yang dilakukan, dsb. Buatlah daftar apa saja yang harus dilakukan setiap anggota tim dan tentukan deadline. Deadline dibuat bukan untuk menekan setiap anggota tim, melainkan untuk memastikan bahwa mereka tidak menunda kewajiban mereka. Jangan lupa pula untuk mem-follow up semua anggota tim, apa saja yang sudah mereka lakukan dan apakah mereka mengalami masalah dalam melakukan tugas yang diberikan.
6. Buat rencana A dan B
Ketika perencanaan sudah sangat matang, acara malah batal gara-gara tempat yang hendak disewa tidak memungkinkan. Tentu tak ada yang mau mengalami nasib seperti itu. Oleh karena itu, jangan lupa untuk selalu menyiapkan beberapa rencana. Jadi saat rencana A tidak memungkinkan untuk dieksekusi, Anda dan tim masih memiliki rencana B.
7. Kerja sama tim
Konsep acara yang menarik, perencanaan yang matang, dan tempat yang strategis tidak akan berarti apa-apa tanpa adanya kerja sama tim yang baik. Bisa dibilang, kerja sama dalam tim menjadi elemen yang paling menentukan kesuksesan sebuah acara. Oleh karena itu, pastikan komunikasi antaranggota tim berjalan baik. Jangan sampai komunikasi menimbulkan kesalahpahaman yang berujung perpecahan di dalam tim.
Komunikasi yang baik tak hanya diperlukan saat merencanakan acara, tetapi juga saat acara berlangsung. Setiap anggota tim tentu ditugaskan di titik-titik yang berbeda dan berjauhan. Untuk mempermudah komunikasi antaranggota tim, Anda bisa melengkapi setiap anggota tim dengan Walkie-Talkie, misalnya, yang memungkinkan komunikasi dalam jarak yang cukup jauh.
Kesuksesan sebuah event bukan hanya bergantung pada apakah saat eksekusi acara tersebut berlangsung dengan lancar atau tidak, tetapi juga bergantung pada proses perencanaannya. Percayalah, dengan kerja sama tim yang baik, event yang Anda rencanakan bersama akan sukses.